Chuyên Viên Mua Hàng Quốc Tế Khối Cung Ứng

I/ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TÌM KIẾM NCC, TƯ VẤN BÁO GIÁ, DỰ TÍNH CHI PHÍ

- Nhận và làm rõ yêu cầu/phiếu yêu cầu với đơn vị nhằm nắm được chính xác nhu cầu và thông tin của sản phẩm cần mua

- Tìm kiếm NCC và lấy báo giá cho những đơn hàng vừa và nhỏ. Xem xét, đánh giá năng lực NCC, báo giá và chi phí nhằm sàng lọc, lựa chọn được đối tác, NCC phù hợp

- Theo dõi, cập nhật danh mục nhà cung ứng chính thức theo quy định của công ty.

- Tìm kiếm NCC dịch vụ vận chuyển, lấy báo giá, đàm phán chi phí vận chuyển quốc tế và nội đia,

THỰC HIỆN MUA HÀNG

- Soạn thảo HĐ và thương thảo, đàm phán các điều kiện HĐ, phạm vi vận chuyển với NCC

- Tổng hợp thông tin báo giá, lập bảng so sánh và tờ trình trình Lãnh đạo phê duyệt.

- Thực hiện mua bảo hiểm vận chuyển hàng hóa.

THỰC HIỆN TẠM ỨNG, THANH TOÁN

- Lập kế hoạch tạm ứng/thanh toán cho ĐH/HĐ đã được phê duyệt. Tập hợp hồ sơ tạm ứng/thanh toán, lập bảng kế hoạch nguồn và chuyển Kế toán đơn vị thực hiện xin nguồn, tạm ứng/thanh toán.

THEO DÕI KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, VẬN CHUYỂN VÀ GIAO NHẬN

- Theo dõi kế hoạch giao/nhận hàng theo đúng như thời hạn trong HĐ đã ký hoặc cập nhật theo tiến độ thực tế của đơn vị

- Thu thập đầy đủ chứng từ hàng hóa theo quy định trước khi lấy hàng.

- Phối hợp với Phòng XNK kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính thống nhất, hợp lệ và phù hợp cho việc khai báo HQ.

- Theo dõi quá trình lấy hàng, vận chuyển quốc tế, nội địa, theo dõi lịch trình vận chuyển hàng hóa, xử lý các phát sinh trong công tác sắp xếp vận chuyển hàng hóa.

- Theo dõi tiến trình giao hàng tại dự án và hoàn tất BBGN.

THEO DÕI BẢO HÀNH, XỬ LÝ SỰ CỐ SAU MUA HÀNG

- Nhận thông tin phản hồi/phản ánh về chất lượng sản phẩm từ dự án và làm việc với NCC yêu cầu bảo hành, xử lý sự cố: đền bù, sửa chữa, thay thế hàng hóa hoặc hướng dẫn lắp đặt, sử dụng chi tiết.

- Làm việc với bên Bảo hiểm xử lý các sự cố hư hỏng, tổn thất xảy ra với hàng hóa liên quan đến quá trình vận chuyển.

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG BP. MUA HÀNG QUỐC TẾ

- Hỗ trợ Trưởng BP lập kế hoạch hoạt động năm của BP liên quan đến vấn đề kế hoạch mua sắm hàng hóa và dự chi nguồn nhằm mục đích định hướng kế hoạch công việc và phục vụ kế hoạch tổng thể của Vùng, Khối, Tập Đoàn

QUY TRÌNH NỘI BỘ

- Hỗ trợ Trưởng BP đề xuất và xây dựng, cải tiến quy trình phối hợp

CÁC NHIỆM VỤ KHÁC

- Theo sự chỉ đạo của cấp trên