9 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, tối ưu cho công ty

Tuyển dụng những nhân tài hàng đầu không chỉ là một phần của quy trình tuyển dụng. Dĩ nhiên, đó là một kết quả cuối cùng tuyệt vời, nhưng quy trình này còn bao gồm nhiều bước khác cần phải diễn ra trước và sau khi quyết định thuê một ứng viên. Xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng trong tương lai, tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả cũng giúp xây dựng tỷ lệ giữ chân mạnh mẽ trong đội ngũ và tăng cường sự tương tác. Tuy nhiên, phát triển một quy trình tuyển dụng phù hợp với tổ chức của bạn không phải lúc nào cũng dễ dàng, và đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp một số gợi ý hàng đầu để hỗ trợ bạn.

Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng bao gồm mọi thứ từ thu hút tài năng, thu thập và lọc ứng dụng, phỏng vấn, chọn lựa ứng viên phù hợp, kiểm tra tham chiếu, tiếp nhận và hơn thế nữa. Mọi người từ quản lý, nhân sự, đến Tuyển dụng Tài năng và thậm chí các thành viên khác trong nhóm cũng có thể tham gia vào quy trình tại các giai đoạn khác nhau.

Mặc dù các chi tiết cụ thể có thể khác nhau từ tổ chức này sang tổ chức khác tùy thuộc vào ngành nghề và tài nguyên, mục tiêu của quy trình tuyển dụng vẫn giống nhau: Tìm, tuyển dụng và giữ chân những ứng viên tốt nhất có sẵn.

Lợi ích của một quy trình tuyển dụng tốt là gì?

Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu tuyển dụng của mình. Hơn nữa, nó còn cho phép bạn làm điều đó ở quy mô lớn và với thời gian thuê ngắn hơn. Điều này lại hỗ trợ tổ chức của bạn trong nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. Mỗi ngày mà một vị trí còn trống trong tổ chức của bạn đều có nghĩa là doanh thu tiềm năng bị mất và năng suất của nhân viên giảm đi khi các thành viên nhóm phải chịu trách nhiệm về công việc của vị trí trống.

Quy trình tuyển dụng của bạn cũng nên đảm bảo bạn tối đa hóa khả năng tuyển dụng bằng cách tìm kiếm những ứng viên tốt nhất có sẵn và thu thập thông tin hữu ích để làm sáng tỏ hơn quy trình trong tương lai.

9 Bước của Quy trình Tuyển dụng

1. Xác định nhu cầu của bạn
2. Tạo kế hoạch tuyển dụng
3. Viết mô tả công việc
4. Bắt đầu tìm kiếm
5. Tạo danh sách ứng viên tiềm năng
6. Tiến hành phỏng vấn
7. Thực hiện kiểm tra tham chiếu
8. Lựa chọn ứng viên xuất sắc nhất
9. Tiếp nhận nhân viên mới 

1. Xác định nhu cầu của bạn

Hãy suy nghĩ về những gì bạn mong muốn nhân viên mới của bạn phải hoàn thành. Họ có thay thế cho ai đó đã ra đi, tham gia vào một nhóm đang phát triển, hoặc họ sẽ có một vai trò mới hoàn toàn? Điều này sẽ cho bạn biết loại người bạn đang tìm kiếm, từ đó hướng dẫn các bước còn lại của quy trình tuyển dụng.

Công việc họ cần hoàn thành là gì? Có các yêu cầu công việc đã thay đổi kể từ lần tuyển dụng cuối cùng cho vị trí này không? Có ai đó bên trong công ty xứng đáng được thăng chức và sẽ phù hợp hơn trong vai trò này so với ứng viên bên ngoài không?

2. Tạo kế hoạch tuyển dụng

Một kế hoạch tuyển dụng sẽ đề ra ai bạn sẽ thuê và cách bạn sẽ thuê họ. Mọi tổ chức nên thực hiện kế hoạch tuyển dụng để dự đoán và quản lý việc tuyển dụng trong tương lai. Nếu bạn chưa có một kế hoạch tuyển dụng, bây giờ là thời điểm thích hợp để làm điều đó!

3.Viết mô tả công việc

Mô tả công việc nên bao gồm tất cả các trách nhiệm, mục tiêu, yêu cầu và các chi tiết khác của vai trò để bạn biết ai để tiếp cận, và các ứng viên tiềm năng biết họ có phù hợp không. Mặc dù bạn muốn điều này được chi tiết và toàn diện, nhưng bạn cũng cần phải chú ý để đảm bảo mô tả công việc của bạn là bao quát và không kỳ thị.

4. Bắt đầu tìm kiếm

Bạn đã quyết định làm thế nào để tiếp cận ứng viên trong kế hoạch tuyển dụng. Bây giờ là lúc thực hiện. Hãy suy nghĩ về các kênh khác nhau bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào mục tiêu và đăng tuyển vị trí của bạn!

Một trong những cách tốt nhất để tìm ra ứng viên phù hợp là hợp tác với một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp có thể tiếp cận các ứng viên không chủ động nộp đơn.

5. Tạo danh sách ứng viên tiềm năng

Khi bạn đã bắt đầu nhận được ứng viên, là lúc để thu hẹp danh sách. Tạo danh sách ứng viên dựa trên CV và thư xin việc của họ để quyết định ai bạn muốn xem xét cho vị trí. Danh sách ngắn của bạn nên có bao nhiêu ứng viên? Nó phụ thuộc vào thời gian bạn có cho việc phỏng vấn, nhưng hãy cố gắng giữ nó khoảng từ 3 đến 5 người.

6. Tiến hành phỏng vấn

Một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng là phỏng vấn. Trong khi ứng viên sẽ rất muốn tạo ấn tượng tốt, điều quan trọng là bạn và nhà quản lý tuyển dụng của bạn cũng cần phải làm điều đó. Đây là cơ hội tốt nhất của bạn để đánh giá một ứng viên và quyết định liệu họ có phù hợp không, vì vậy hãy làm cho nó trở nên quan trọng!

Bạn có thể cần nhiều cuộc phỏng vấn với các bên liên quan khác nhau trước khi quyết định tiếp tục. Bất kể quyết định nào bạn đưa ra, đảm bảo rằng bạn thông báo cho ứng viên và nhà tuyển dụng của bạn biết thông tin mới nhất trong suốt quá trình.

7. Thực hiện kiểm tra tham chiếu

Kiểm tra tham chiếu nhằm xác nhận quá trình làm việc, kỹ năng và bằng cấp của ứng viên. Đây cũng là cơ hội tốt để tìm hiểu cách quản lý họ từ những người đã làm việc với họ trước đó. Hãy nhớ rằng nhiều nhà tuyển dụng trong quá khứ sẽ chia sẻ thông tin hạn chế trong quá trình kiểm tra tham chiếu, vì vậy việc đặt câu hỏi đúng là rất quan trọng.

8. Lựa chọng ứng viên xuất sắc nhất

Bạn đã có tất cả thông tin mà bạn có thể, và bây giờ là lúc quyết định quan trọng. Bạn sẽ thuê ứng viên nào? Chúng tôi không thể giúp bạn quá nhiều ở đây, đó là quyết định của bạn về những gì bạn đánh giá cao nhất ở mỗi người. Bạn có thể tập trung vào kiến thức kỹ thuật và kinh nghiệm, hoặc bạn có thể đang tìm kiếm sự phù hợp với văn hóa tốt và có thể học hỏi và phát triển trong vai trò.

Hãy thuê người giỏi nhất. Ngay cả trong thị trường thiếu ứng viên, việc tuyển dụng sai sẽ tốn kém hơn cho doanh nghiệp của bạn trong dài hạn.

9. Tiếp nhận nhân viên mới

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng của bạn là đưa nhân viên mới của bạn nhanh chóng lên tốc độ và mang lại giá trị. Một quy trình tiếp nhận tốt sẽ định hình sự thành công của nhân viên mới của bạn, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và năng suất tiếp tục của họ.